“Rendet csak a kisember tesz, a profi a káoszon is átlát” tartja a mondás, de azt is mondja, hogy “nem elég profinak lenni, annak is kell látszani”.

Ezúttal néhány sor a rendről:

Nem a folyamatok rendbetételéről, az értékesítés, a kiszolgálás rendjéről, hanem az irodában, raktárban, műhelyben uralkodó rendről, vagy rendszerteleségről lesz szó.

Az irodák, műhelyek, raktárak az utóbbi 10-15 évben rengeteget változtak. Az eszközök kisebbek és okosabbak lettek, rengeteg munkát levesznek az emberek válláról, a számítástechnika üzemeltet szinte mindent. Ha az irodát vesszük először górcső alá, akkor elképesztő a különbség a jelenlegi irodai felszerelések és berendezések terén  a mondjuk 20 évvel ezelőtthöz képest. Dolgoztam jó 15 évvel ezelőtt egy cégnél, amely bútorokat gyártott, többek között irodabútorokat is. Miből is állt akkor egy tipikus iroda bútorzata?

Volt nagy íróasztal, külön számítógépasztal klaviatúratartóval, asztal a fénymásolónak, a faxnak polc, a kábeleknek kábelcsatornák, kábelátvezetők voltak, volt nagy tárgyalóasztal, modernebb helyeken flipchart, szekrények, polcok, fakkok, függőmappa fiókok, irattároló mappahegyeknek beépített szekrények. Ma ez ugye, hogy vicces?
Nincs szükség efféle irodákra, mert egy asztal, egy szék, rajta egy laptop, esetleg még egy monitor, wifis nyomtató bőven elég. A dokumentáció a felhőben, a papírok, jegyzetek a gépben vannak.

És az irodában szép rend van.

Így kéne lennie, de mégsem így van.
Vicces, amikor látok monitorok oldalára biggyesztett post-it hegyeket, kallódó, rendszertelen papírhalmazokat, mindenféle személyes “szirszarokat” henteregni az asztalokon, felesleges, munkához nem illő és való kacatokat az irodákban. Márpedig gyakran látok. Láttam már olyat (állami szektorban) hogy az irodában volt 3 asztal, kettőn csak olyan papírhalmaz állt, amihez évek óta nem nyúltak, egynél ült a “tisztviselő”. Lehetne tovább sztorizni, de nincs értelme, érthető…

Ha ügyfélként bemegyünk valahova, az első benyomások döntőek lehetnek. Azaz nem lehetnek, hanem döntőek.

Ha megérkezem egy ilyen helyre, akkor nekem a rossz érzésen kívül megfordul a fejemben, hogy az, akinek így néz ki az irodája, milyen minőségű munkát végez?
Milyen életet él?
Milyen ember?
Hogy nézhet ki az autója?
Tiszta-e a lakása?
Húzhatom tovább, rángathatom elő a tarsolyomból az összes előítéletemet, de sajnos nem csak nálam fog elindítani egy negatív folyamatot a rendezetlenség.

Ugyanezeket a példákat lehetne hozni műhelyeknél, boltoknál, raktáraknál, akár szolgáltatóknál is. Ki szeretné, ha a fodrászüzletben állna a kosz és olyan körülmények között nyírnák a haját? Ki bízna abban a cégben, ahol az aláírt megrendelőjét bedobnák az irathalmaz közepére? Ha a megbeszélés jegyzete valamelyik asztalon landolna? Várható ilyen körülmények között jó munkavégzés? Szerintem nem.

Mi az ami a valódi probléma a rendetlenséggel?

Valójában az, hogy leépíti a bizalmat. Elfedi a profizmust. Felszínre hozza a gyengeségeket. Megmutatja a trehányságot.

Nem muszáj egyetérteni velem, de gondoljunk csak bele, hogy ha rászánunk 1 órát arra, hogy rendet rakunk, mennyivel profibbnak fogunk tűnni?
Jó érzés lesz.
Azt mondják, hogy a stressz azért van, mert eggyel több dolgot kell fejben tartani, mint amit el tudnék viselni. Elég nagy teher az, hogy a munkakörnyezet tartogat jó néhány elintézendő, idegesítő dolgot…

Néhány tipp az irodai rend kialakításához:

Bármiről,  ami ott van, mielőtt döntenénk a sorsáról, kérdezzük meg, hogy szolgálja-e a munkát. Szükséges-e egyáltalán?
Kell-e az asztalon 3000 toll, ceruza? Használjuk-e a szövegkiemelőt, a hibajavító stiftet? A lyukasztógépet? A levélboríték felvágó kést? És azt a másik 8000 felesleges marhaságot, amely körülvesz bennünket?
Amit soha nem használunk, dobjuk ki. Ne sajnáljuk, nem lesz jó már soha semmire.
A post-iteket vegyük le a monitorról, írjuk be a telefonba az emlékeztetőket,és  a post-iteket mindenképpen dobjuk ki. A tele tömböket is, és felejtsük el. Nem kellenek.
A nem fogó tollakat azonnal dobjuk ki. Ne rakosgassuk, fogni már nem fog, csak bosszúságot okoz.
Amit ritkán használunk, azt tegyük el a fiókba, szekrénybe, bárhova, ahol ha ne adj isten évente egyszer kell, elő tudjuk rántani.
Amit rendszeresen használunk, tegyük félre.
Így kiszelektálhatjuk a cuccainkat.
Ami kell, annak legyen egy rendje. A tollak a fiókba, egy az asztalra, számológép, lyukasztó, tűzőgép is elfér a fiókban.

Ha rend van, a bizalom könnyebben épül. Ügyfelünk biztosabb lesz abban, hogy őt megfelelő módon, minőségben és profin ki fogják szolgálni.

Tegyünk rendet magunk körül, ne csak profik legyünk, látsszunk is annak!

Share This

A honlap további használatához a sütik használatát el kell fogadni. További információ

A süti beállítások ennél a honlapnál engedélyezett a legjobb felhasználói élmény érdekében. Amennyiben a beállítás változtatása nélkül kerül sor a honlap használatára, vagy az "Elfogadás" gombra történik kattintás, azzal a felhasználó elfogadja a sütik használatát.

Bezárás