Második lépés a hatékony időbeosztás felé:

A naptár:

Lehet, hogy hihetetlennek hangzik, de a vállalkozók többsége csak ímmel-ámmal használ naptárat. Csak a kiemelten fontos eseményeket írják be, vagy még azt sem.
Ha beírják, nem nézik meg, ha megnézik, akkor már lehet, hogy késő.
De ne legyünk rosszindulatúak, tételezzük fel, hogy van naptár és használjuk is.
Ebben a bejegyzésben gondolkodjunk el azon, hogy hogy lehet egy kicsit hatékonyabban használni a naptárat.

Én évekig a filofaxot használtam. A heti naptárnézetet szerettem, és tetszett, hogy abban a könyvben volt minden. A hőskorban még telefonregiszter és névjegytartó is, naptár, jegyzetpapír, to do -lista, árlista, térkép stb.
Ma ez van az okoseszközökön. Az elvet megtanultam, ma már a digitális naptárat használom.

Általában vasárnap dekorálok naptárat. A dekoráció azt jelenti, hogy bejelölöm azokat az idősávokat, amelyek a családdal, magánéletemmel kapcsolatosak és oda nem tudok munkát szervezni. Ez adja a korlátokat.

Aztán jönnek azok az idősávok, amelyeket a munkámmal töltök, de sztenderdizálhatók.
Apropó, idősávok!
Én alapvetően így gondolkodom és ajánlom mindenkinek. Egy idősávba rendezni azokat a teendőket, amelyek hasonlóak.

Pl: E-mailek megválaszolása (reggel munkakezdéskor, ebéd előtt, munkaidő vége előtt 30-45 perc).
Telefonálások (e-mailek után 20-30 perc).
Ajánlatírások (mennyiségfüggő).
Ügyfélfogadások, meetingek (mennyiségfüggő, adjunk neki időkeretet).
Ezeket is bejelölöm a naptárba.
Ha elindul a munkanap, akkor van jó néhány szamárvezető, ami beosztja az időmet.
Előző bejegyzésben a teendőlistáról írtam, az az egyik vezető, a naptár a másik.

Ha ezeket betartom, átadom a munkát, delegálom a feladatot, idősávokban elvégzem a dolgomat, akkor alig marad feladatom, bőven ráérek.

Egy szabály van:

Egyszerre egy dologgal foglalkozzunk. Ha pl. ajánlatot írunk, akkor az e-mailek ne pittyegjenek, a telefon legyen lenémítva és a rezgés se legyen rajta. A titkárnő ne rohangáljon be 2 percenként, ne csörömpöljön a facebook, messenger.
Mivel van idősávom a telefonálásra, a nem fogadott hívások is bőven beleférnek. Ne stresszelj! Ráérnek, megvárnak. Mondom én. De lehet, hogy nálad komoly veszteséget okoz, ha nem veszed fel a telefont, ha ez valóság, akkor vegyél fel egy ügyfélszolgálatost, mert biztosan annyi megrendelésed érkezik telefonon, ami bőven kitermeli.

Ezt a körforgást csináld nap, mint nap és néhány nap alatt rájössz, hogy megötszörözted a hatékonyságodat.
Share This

A honlap további használatához a sütik használatát el kell fogadni. További információ

A süti beállítások ennél a honlapnál engedélyezett a legjobb felhasználói élmény érdekében. Amennyiben a beállítás változtatása nélkül kerül sor a honlap használatára, vagy az "Elfogadás" gombra történik kattintás, azzal a felhasználó elfogadja a sütik használatát.

Bezárás